L’empatia non è mai abbastanza per chi lavora nel campo della comunicazione e delle relazioni pubbliche.
Brand, aziende e attività sostengono tutte di mettere al centro il consumatore, anzi meglio, la persona. Ma spesso la realtà è ben diversa già nel momento in cui viene presentato il prodotto. Le agenzie che ne curano le presentazioni con viaggi stampa, show e quant’altro, dovrebbero loro stesse per prime mettere al centro i loro invitati e curare ogni singolo dettaglio. Non servono budget faraonici, servono solo cura e attenzione.
Un detto indiano dice «prima di giudicare qualcuno, cammina per tre lune nei suoi mocassini». Questa espressione mi colpisce molto perché si adatta perfettamente al lavoro delle agenzie che insieme alla creatività gestiscono per il cliente finale anche tutta una serie di commodity legate agli eventi.
Come giornalista partecipo a innumerevoli eventi in Italia e all’estero e devo dire che l’attenzione del personale addetto ha ampissimi margini di miglioramento. Forse, il vero punto della questione è la perdita dell’abitudine a prenderci cura delle altre persone. Premura ed empatia sono diventate quelle sconosciute. Alla base ci deve essere la conoscenza, nel senso che devi sapere chi ti trovi davanti. Se non lo sai, chiediglielo. A questo segue la domanda più importante che un addetto agli eventi dovrebbe porsi è: «Sto facendo il possibile per mettere a proprio agio il mio ospite?» Per rispondere in maniera certa è necessario crearsi una griglia di lavoro che metta in luce ogni singolo punto in tutte le fasi dell’evento: prima, durante e soprattutto dopo. Prima dell’evento bisogna organizzare nel dettaglio tutto ciò che concerne il viaggio dell’ospite. In base al tuo budget, devi individuare i mezzi, i punti di partenza e gli orari più idonei affinché il tuo ospite possa raggiunge la meta dell’evento senza problemi. Per quanto possibile, scegliere un aeroporto a lui vicino e con orari non troppo mattinieri. Se la persona abita nei pressi di un aeroporto, è meglio evitare di farlo partire da un altro più lontano solo perché è più comodo per l’organizzazione. Idem per gli orari. No alle levatacce nel pieno della notte per poi fargli attendere ore prima dell’inizio dell’evento. Questa si chiama creanza.
Ricordi, infatti, la legge del mocassino descritta sopra? Non sai quali siano i suoi impegni fuori dal tuo.
Potrebbe aver fatto tardi la sera prima per un impegno di lavoro o essere appena rientrato da un viaggio all’estero. Magari viaggia spessissimo e non ha più voglia di seccature. Ha bisogno, invece, di quei piccoli comfort come il biglietto in priority, un bagaglio in più da stivare oppure uno spazio lounge in aeroporto per recuperare anche solo un’ora di lavoro. Durante l’evento, poi, tutto deve essere organizzato seguendo una strategia militare passo passo senza lasciare nulla al caso.
Se l’evento è della durata di due o più giorni, bisogna lasciare all’ospite anche del tempo privato. Hai presente l’orario di lavoro? Non si pretende certo che l’evento copra un orario d’ufficio, ma lasciargli qualche ora di libertà è tassativo. Sarà lui a decidere se passarlo in camera a lavorare oppure farsi un giro. Al più, si può aiutarlo o indirizzarlo su cosa è più curioso visitare in quella zona.
Infine, cosa succede al tuo ospite dopo l’evento? Questo è un momento molto importante perché rappresenta l’ultimo ricordo che gli rimarrà di te. Visto che è venuto appositamente al tuo evento per un interesse di lavoro è obbligatorio preoccuparsi del suo rientro a casa. Banalmente, se rientra in aereo, sei tu a doverti occupare del tragitto dall’aeroporto all’abitazione o della spesa del parcheggio. Non è ammissibile imputare a lui tale costo soprattutto se è sempre fuori per lavoro. Diversamente, sarà molto amareggiato e, così, i soldi fin qui investiti saranno solo un’inutile spesa perché l’ospite parlerà solo male di te. Quindi considera la Legge del mocassino, la legge più importante di tutte. Ricorda che l’ospite nel venire al tuo evento fa un piacere a te e non a sé stesso. Soprattutto, se capitasse nel fine settimana, preferirebbe starsene a casa a meno che il tuo interesse non coincida con la sua passione. È per quello che devi conoscere chi ti trovi di fronte. L’unico modo è indossare i suoi mocassini per almeno tre lune!
